Individualsoftware entwickeln lassen oder Standard kaufen? Eine Entscheidungshilfe

Von Silvan Erlenbach, Senior Projektleiter
tprojects GmbH · 18.10.2026 · 8 Min. Lesezeit · 1514 Wörter

Irgendwann steht in fast jeder Organisation eine Excel-Datei, die niemand mehr anfassen will. Sie rechnet, verknüpft, warnt und gehört faktisch einer einzigen Person. Dann fällt der Satz: «Dafür sollten wir etwas Eigenes bauen.» Individualsoftware entwickeln lassen: Ob das die richtige Antwort ist, entscheidet sich an wenigen, ziemlich nüchternen Fragen.

Wer Individualsoftware entwickeln lassen will, sucht selten nach Technik. Gesucht ist meistens eine Lösung für einen Ablauf, der im Alltag knirscht: Daten werden von Hand zwischen Systemen kopiert, eine Auswertung dauert jeden Monat zwei Tage, oder die Fachabteilung bastelt sich ihr eigenes Werkzeug. Bevor Sie Offerten einholen, lohnt sich ein ehrlicher Blick darauf, was Eigenentwicklung leisten kann und was nicht.

Individualsoftware entwickeln lassen: wann es sich rechnet

Die einfachste Faustregel lautet: Standardsoftware für Standardprozesse, Eigenentwicklung für das, was Sie von anderen unterscheidet. Buchhaltung, Lohn oder Dokumentenablage sind in Hunderten Organisationen gleich aufgebaut; hier zahlt man für ein erprobtes Produkt, das ein Hersteller über Jahre pflegt.

Anders sieht es aus, wenn der Kernprozess eine eigene Logik hat. Ein Beispiel aus unserer Projektpraxis: Eine Fachabteilung in einem Spital will Fallzahlen unter einem neuen Tarifkatalog durchrechnen. Am Markt gibt es dafür kein passendes Produkt, die Excel-Lösung ist fehleranfällig. Genau solche Lücken sind das Terrain der Eigenentwicklung.

Typische Hinweise darauf, dass sich eine Individuallösung prüfen lässt:

• Dauerhafte Workarounds. Mitarbeitende pflegen Daten doppelt oder halten Zusatzlisten, weil das System den Ablauf nicht abbildet.
• Excel als heimliches Fachsystem. Eine Tabelle trägt Verantwortung, die eigentlich eine Anwendung mit Rechten, Historie und Schnittstellen tragen sollte.
• Fachlicher Vorsprung. Der Ablauf unterscheidet Sie vom Mitbewerb und soll nicht in der Logik eines Standardprodukts verschwinden.
• Fehlende Marktlösung. Nach seriöser Suche gibt es kein Produkt, das mehr als die Hälfte der Muss-Kriterien erfüllt.

Standard, Anpassung oder Eigenentwicklung?

Zwischen den Polen liegt eine breite Grauzone. Viele Standardprodukte lassen sich konfigurieren oder erweitern, und oft reicht das. Die Frage ist, wie weit Anpassungen gehen dürfen, bevor sie den Vorteil des Standards auffressen: Jede Erweiterung muss bei Updates mitgezogen werden und bindet Wissen an wenige Köpfe.

Wer vor dieser Weichenstellung steht, sollte die Ablaufseite zuerst sauber klären. Eine Prozessanalyse zeigt, welche Schritte tatsächlich Software brauchen und welche sich mit einer Regeländerung erledigen. Oft schrumpft das Vorhaben dabei deutlich.

Vom Anforderungsworkshop zum Prototyp

Ein Softwareprojekt scheitert selten am Programmieren. Häufiger scheitert es daran, dass Fachbereich und Entwicklung unter demselben Wort Verschiedenes verstehen. Deshalb beginnt ein sauberer Ablauf mit Gesprächen, nicht mit Code.

Zuerst gilt es, die Anforderungen an die Software zu definieren. Das gelingt in Workshops mit den Fachleuten, die den Ablauf täglich leben. Ergebnis ist ein Zielbild mit Muss- und Soll-Kriterien, keine 80-seitige Spezifikation.

Danach folgt der Prototyp. Ein klickbarer Entwurf zeigt in wenigen Wochen, ob die Lösung den Alltag trifft. Rückmeldungen der Anwendenden fliessen ein, bevor die teure Programmierarbeit beginnt. Anschliessend wird in kurzen Zyklen entwickelt, mit regelmässigen Reviews und einem Stand, den die Fachseite jederzeit anschauen kann.

Nach unserer Erfahrung fahren Auftraggeber mit diesem Vorgehen besser als mit einem Festpreis auf Basis eines Pflichtenhefts, das nach drei Monaten ohnehin überholt ist. Die Verbindlichkeit liegt dann in den Etappen: Pro Etappe wird Umfang, Aufwand und Nutzen neu bewertet.

Was den Preis wirklich treibt

Eine Preisliste für Individualsoftware gibt es nicht, und wer Ihnen vorab eine Zahl nennt, ohne den Ablauf zu kennen, schätzt ins Blaue. Seriös wird eine Aufwandschätzung erst nach dem Anforderungsworkshop. Aus unserer Projektpraxis lassen sich aber die Treiber benennen, die Budgets am stärksten bewegen.

• Fachlogik. Rechenregeln, Sonderfälle und Ausnahmen kosten mehr als hübsche Oberflächen. Jede Ausnahme will beschrieben, programmiert und getestet sein.
• Schnittstellen. Die Anbindung an ERP, Fachsysteme oder Datenquellen ist oft der aufwendigste Teil, weil die Gegenseite selten so dokumentiert ist, wie man hofft.
• Rechte und Datenschutz. Wer was sehen darf, gehört früh in die Planung; spätere Nachrüstung ist teuer. Das gilt besonders in Verwaltungen und im Gesundheitswesen.
• Betrieb nach dem Go-live. Hosting, Updates, Support und Weiterentwicklung sind laufende Posten, die in Offerten gern fehlen.

Gut für die Kostenkontrolle ist ein Vorgehen in Etappen. Mit einem Prototyp als erstem Schritt bleibt der Einsatz überschaubar, und Sie wissen danach deutlich besser, wohin die Reise geht. Wer ein Vorhaben dieser Art als Softwareentwicklung für KMU anlegt, kann jede Etappe einzeln freigeben oder bewusst stoppen.

Anbieter, Vertrag und Verantwortung

Bei der Auswahl zählt weniger die Referenzliste als die Frage, ob ein Anbieter Ihren Fachbereich versteht. Als Beispiel nennen wir offen unsere eigene Arbeit: Für das Kantonsspital Winterthur haben wir den DRG Impact Analyzer entwickelt, eine webbasierte Fachanwendung, die die Folgen eines Wechsels des SwissDRG-Katalogs auf die eigenen Falldaten sichtbar macht. Entscheidend war dort die enge Zusammenarbeit mit den Spezialisten des Spitals, nicht die Wahl der Technologie.

Im Vertrag lohnen sich drei Punkte besonders. Zuerst ist zu regeln, wem der Quellcode gehört und ob Sie ihn bei Bedarf erhalten. Zudem sollten Wartung und Support nach dem Go-live schriftlich vereinbart sein, mit klaren Reaktionszeiten. Und schliesslich braucht es eine Abmachung zur Dokumentation, damit eine Lösung auch dann weiterlebt, wenn ein Beteiligter ausfällt.

Auf Bestellerseite braucht das Vorhaben jemanden, der den Gesamtüberblick hat: Termine, Budget, Abnahmen und die Brücke zwischen Fachbereich und Entwicklung. Wo intern die Kapazität fehlt, kann eine externe Projektleitung IT diese Rolle übernehmen. Methodische Orientierung zu Organisation und Vorgehen bietet auch die Schweizerische Gesellschaft für Organisation und Management.

Am Ende zählt nicht, ob die Software «individuell» ist, sondern ob sie ein konkretes Problem löst und in zwei Jahren noch jemand versteht. Wenn Sie wissen möchten, ob sich bei Ihnen eine Eigenentwicklung oder eine Standardlösung eher lohnt, rufen Sie uns an unter +41 77 491 77 94 oder schreiben Sie an info@tprojects.ch. Das Erstgespräch ist kostenlos.

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Über den Autor

Silvan ErlenbachSenior Projektleiter

Mit über 16 Jahren Erfahrung in der Projektleitung begleitet Silvan Schweizer KMU, Gemeinden und öffentliche Verwaltungen bei Digitalisierungs- und Transformationsprojekten. Seine Schwerpunkte liegen in externer Projektleitung, Prozessoptimierung und PMO-Aufbau.

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