HERMES Projektleitung bedeutet nicht Papierberg: was der Standard wirklich verlangt

Von Silvan Erlenbach, Senior Projektleiter
tprojects GmbH · 11.11.2026 · 8 Min. Lesezeit · 1495 Wörter

In der Ausschreibung steht ein einziger Satz, der viele Projektleiter nervös macht: «Das Projekt wird nach HERMES geführt.» Wer den Standard nicht kennt, sieht sofort Vorlagen, Freigaben und Papier vor sich. Dabei ist HERMES Projektleitung vor allem ein gemeinsamer Fahrplan für Auftraggeber und Projektteam, und er lässt sich erstaunlich schlank anwenden.

Für Gemeinden, Kantone und ihre Lieferanten ist das mehr als eine Formalie. Wer eine Fachapplikation ablösen, eine Software einführen oder ein Registerprojekt umsetzen will, trifft früher oder später auf diesen Standard. Wir ordnen deshalb ein, was er konkret verlangt, wo er hilft und wo man ihn bewusst klein hält.

HERMES Projektleitung im Überblick: Standard des Bundes, Praxis in Gemeinden

Entwickelt wurde HERMES für die IT-Projekte der Bundesverwaltung, zuletzt grundlegend erneuert mit HERMES 2022. Kantone und Gemeinden haben ihn über die Jahre übernommen, oft mit eigenen Ergänzungen. Der Grund ist pragmatisch: Ein gemeinsamer Standard macht Projekte vergleichbar und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Lieferanten.

Bei einer öffentliche Ausschreibung für ein IT-Projekt wird die Projektmethode deshalb häufig schon in den Unterlagen festgelegt. Wer die Vorgabe kennt, kann den Aufwand realistisch einplanen, statt ihn nach dem Zuschlag zu entdecken.

Im Kern besteht der Standard aus wenigen Bausteinen: Phasen, Entscheidungspunkte, Rollen und Ergebnisse. Die wichtigsten Begriffe auf einen Blick:

Die Rolle der Projektleitung ist dabei klar umrissen. Sie führt das Projekt im Auftrag des Auftraggebers, hält die Ergebnisse zusammen und bereitet jeden Entscheid so vor, dass er in der Sitzung getroffen werden kann. Wenn intern die Kapazität fehlt, lässt sich die Rolle auch extern besetzen, etwa durch einen Hermes Projektleiter auf Zeit.

Was der Standard verlangt und was Sie weglassen dürfen

Hier liegt das häufigste Missverständnis. Der Standard beschreibt, was in einem Projekt geklärt sein muss, nicht, wie viele Seiten dafür nötig sind. Ein Projektauftrag für eine kleine Fachapplikation darf eine Seite lang sein. Ein Konzept für ein Registerprojekt mit mehreren Schnittstellen braucht mehr Tiefe, weil das Risiko höher ist.

Aus unserer Projektpraxis in Verwaltungs- und Spitalumfeldern zeigt sich ein stabiles Muster: Projektstandards und Entscheidungsgrundlagen wirken dort, wo sie kurz sind. Ein Gremium liest zwei klare Seiten mit Entscheidungsbedarf, aber keine zwanzig Seiten Beschreibung. Wer den Standard so anwendet, gewinnt Tempo statt Bürokratie.

Ein Beispielszenario: Eine Gemeinde im Kanton Thurgau mit rund 9’000 Einwohnern löst ihre Fachapplikation für das Bauwesen ab. In der Initialisierung klärt sie auf einer Seite Ziel, Budgetrahmen und Verantwortliche. Im Konzept wird entschieden, ob eine Standardlösung reicht oder ob zusammen mit Partnern, die Software entwickeln, eine massgeschneiderte Lösung entsteht. Mit diesem Entscheid wechselt auch das Szenario, und damit ändern sich die nötigen Ergebnisse.

In der Realisierung fallen Tests, Datenübernahme und Schulung an, in der Einführung die Übergabe an den Betrieb. An jedem dieser Übergänge sitzt der Gemeinderat oder die Verwaltungsleitung mit einer knappen Entscheidungsvorlage am Tisch.

Wo HERMES im Alltag hakt

Die Stolpersteine sind selten methodischer Natur. Sie entstehen im Umgang mit dem Standard.

• Phasen als Dokumentenfriedhof. Ergebnisse werden erstellt, abgelegt und nie gelesen. Sinnvoller ist es, pro Ergebnis zu benennen, wer es prüft und welche Entscheidung daran hängt.
• Auftraggeber als Zuschauer. Wenn der Auftraggeber Entscheidungspunkte nur abnickt, verlagert sich die Verantwortung unmerklich auf die Projektleitung. Wie ein Gremium dafür aufgestellt sein sollte, haben wir im Beitrag zum Lenkungsausschuss beschrieben.
• Zuschnitt vergessen. Ohne bewusstes Tailoring wird entweder alles ausgefüllt oder alles übersprungen, beides ist teuer.
• Einführung unterschätzt. Die letzte Phase wird gern als Formsache behandelt. Dabei entscheidet sich hier, ob der Betrieb die Lösung wirklich übernehmen kann.
• Agil und HERMES als Gegensatz. Der Standard sieht heute auch agile Vorgehensweisen vor. Entscheidungspunkte und Auftraggeberrolle bleiben, nur die Umsetzung innerhalb der Phase läuft in Iterationen.

Laufen mehrere Vorhaben parallel nach demselben Raster, braucht es jemanden, der Vorlagen pflegt und Berichte bündelt. Hier lohnt der Blick auf das Thema Projektmanagement Office etablieren: Eine kleine Stelle genügt oft, damit Projekte vergleichbar rapportieren.

Methodische Grundlagen zu Organisation und Projektführung vermitteln auch Fachorganisationen wie die Schweizerische Gesellschaft für Organisation und Management. Als Faustregel gilt: Je höher das Risiko und je mehr Schnittstellen, desto mehr Tiefe verdient der Standard, und je kleiner das Vorhaben, desto strenger sollte der Zuschnitt ausfallen.

Fragen zu Ihrem konkreten Vorhaben beantworten wir gern. Rufen Sie uns an unter +41 77 491 77 94 oder schreiben Sie an info@tprojects.ch. Das Erstgespräch ist kostenlos und klärt meist schon, wie viel HERMES Ihr Projekt braucht.

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Über den Autor

Silvan ErlenbachSenior Projektleiter

Mit über 16 Jahren Erfahrung in der Projektleitung begleitet Silvan Schweizer KMU, Gemeinden und öffentliche Verwaltungen bei Digitalisierungs- und Transformationsprojekten. Seine Schwerpunkte liegen in externer Projektleitung, Prozessoptimierung und PMO-Aufbau.

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