Freihändige Vergabe: Wann sie sinnvoll ist und wo sie heikel wird
September 25, 2026 | by Silvan Erlenbach
Die freihändige Vergabe wirkt oft wie der schnellste Weg zum Auftrag. Gerade deshalb lohnt sich der genaue Blick darauf, wann sie trägt und wann sie die heiklere Option ist. Wer den Zuschlag beschleunigen will, ohne Begründung, Dokumentationspflicht und saubere Submissionsunterlagen mitzudenken, schafft sich oft erst das eigentliche Problem.
Auf einen Blick
- Eine freihändige Vergabe ist nur dann tragfähig, wenn die Vergabestelle den Ausnahmegrund vor dem Entscheid sauber belegen und dokumentieren kann.
- In unserer Projektpraxis entstehen die grössten Probleme nicht beim Zuschlag selbst, sondern bei lückenhaften Eignungskriterien, unklaren Zuschlagskriterien und nachträglich ergänzten Akten.
- Tempo ist ein legitimer Projektdruck, ersetzt aber weder eine belastbare Begründung noch eine nachvollziehbare Rechtsmittelbelehrung.
- Wer vor dem Entscheid Zuständigkeiten, Unterlagen und Marktannahmen prüft, reduziert interne Reibung und spätere Rückfragen deutlich.
Bei der Freihändige Vergabe geht es selten nur um Geschwindigkeit. Es geht um die Frage, ob ein Beschaffungsverfahren als Ausnahme wirklich haltbar ist, ob die Vergabestelle ihre Wahl begründen kann und ob der Entscheid auch dann noch trägt, wenn später jemand die Akten sehen will.
Gerade in Logistik- und Transportprojekten ist der Druck oft real. Eine Bahn-Logistik-Tochter im Kanton Bern mit 110 Mitarbeitenden muss etwa Systeme, Betriebsabläufe und externe Partner so aufeinander abstimmen, dass Unterbrüche im Tagesgeschäft vermieden werden. In solchen Lagen wächst die Versuchung, den direkten Weg zu wählen.
Ähnlich ist die Dynamik bei einem Möbel-Transport-KMU im Kanton Thurgau mit 18 Mitarbeitenden. Wenn Disposition, Lager und Tourenplanung gleichzeitig unter Zug stehen, wirkt ein rascher Zuschlag vernünftig. Vernünftig ist er aber nur dann, wenn die Unterlagen und die Begründung nicht erst nachträglich zusammengesetzt werden.
Woran erkennt man, ob ein anderes Verfahren passender wäre?
Ein Beschaffungsverfahren ist nie nur eine Formalität. Es legt fest, wie Markt, Wettbewerb, Eignungskriterien und Zuschlagskriterien zusammengeführt werden und wie nachvollziehbar der spätere Entscheid bleibt.
Ein anderes Verfahren ist meist passender, wenn mehrere Anbieter den Bedarf grundsätzlich erfüllen könnten. Dann reicht der Hinweis auf Zeitdruck nicht, weil die Vergabestelle erklären muss, weshalb Einladung oder Ausschreibung nicht zumutbar oder nicht sachgerecht gewesen wären.
Hilfreich ist eine einfache Gegenfrage: Liegt wirklich ein Ausnahmefall vor, oder liegt bloss ein enges internes Timing vor? Genau an dieser Stelle lohnt sich oft eine strategische Projektmanagement Unterstützung, damit Bedarf, Rollen und Entscheidlogik vor dem Zuschlag geklärt sind.
Auch die Marktkenntnis zählt. Wenn intern nur ein Anbieter bekannt ist, heisst das noch nicht, dass objektiv nur ein Anbieter infrage kommt. Ein kurzer, sauber dokumentierter Marktblick ist oft wertvoller als eine schnelle Annahme.
Freihändige Vergabe: Welche Begründung wirklich standhält
Eine tragfähige Begründung ist konkret. Sie beschreibt den Bedarf, den Ausnahmegrund, die geprüften Alternativen und den Zusammenhang zwischen Leistung, Anbieter und Beschaffungsziel.
Schwach sind Begründungen, die nur mit Dringlichkeit arbeiten. Stark sind Begründungen, die zeigen, weshalb gerade dieser Anbieter sachlich notwendig ist, welche Anforderungen erfüllt werden müssen und weshalb andere Wege unter den gegebenen Umständen nicht gleich geeignet sind.
In technischen Projekten kann das sehr spezifisch werden. Wenn etwa bestehende Abläufe, Schnittstellen oder Herstellerabhängigkeiten eine Rolle spielen, muss das in den Submissionsunterlagen sauber beschrieben sein. Bei ERP-nahen Vorhaben ist genau dort oft ein Bezug zu PSIpenta Support relevant, wenn bestehende Systemlogiken und Betriebsprozesse den Handlungsspielraum stark einengen.
Wer die Begründung belastbar formulieren will, sollte nicht nur juristisch, sondern auch operativ denken. Das SECO – Staatssekretariat für Wirtschaft steht in der Schweiz sinngemäss für den Rahmen, in dem wirtschaftliches Handeln nachvollziehbar und regelbasiert bleiben muss. Für Beschaffungen heisst das: Der Entscheid muss auch ausserhalb des Projektteams verständlich sein.
Wo in Projekten die grössten Risiken entstehen
Die grössten Risiken liegen selten im einzelnen Formular. Sie entstehen dort, wo operative Hektik und formale Anforderungen auseinanderlaufen.
- Der Ausnahmegrund bleibt zu vage. Dann wirkt der Zuschlag wie ein Vorentscheid ohne belastbare Grundlage, und Rückfragen treffen nicht nur die Beschaffung, sondern auch Fachbereich und Führung.
- Submissionsunterlagen sind unvollständig. Wenn Leistungsbild, Eignungskriterien oder Zuschlagskriterien nicht sauber festgehalten sind, wird aus einem schnellen Entscheid später ein Aktenproblem.
- Die Dokumentationspflicht wird unterschätzt. Erfahrungsgemäss führen lückenhafte Akten in heiklen Fällen zu Verzögerungen von mehreren Wochen bis wenigen Monaten, weil intern nachdokumentiert, abgestimmt und korrigiert werden muss.
- Rollen sind unklar. Wenn Fachbereich, Einkauf, IT und Leitung nicht gemeinsam entscheiden, entstehen Widersprüche zwischen Bedarf, Verfahren und Begründung.
- Die Rechtsmittelbelehrung wird als Nebensache behandelt. Das ist riskant, weil formale Mängel die Glaubwürdigkeit des ganzen Vorgehens schwächen.
In unserer Projektpraxis liegen die Folgekosten solcher Fehler oft nicht zuerst im Geld, sondern in Doppelaufwand, Vertrauensverlust und blockierten Entscheidungen. Wenn Nacharbeit nötig wird, bewegt sich der Zusatzaufwand je nach Komplexität häufig im Bereich von einigen Arbeitstagen bis mehreren Wochen über mehrere Rollen hinweg.
Welche Unterlagen vor dem Zuschlag sauber vorliegen sollten
Vor dem Zuschlag braucht es keine Papierfülle, aber es braucht Ordnung. Entscheidend sind ein klares Leistungsbild, die Begründung des gewählten Verfahrens, die relevanten Submissionsunterlagen und eine Aktenlage, die auch Monate später noch verständlich ist.
Besonders wichtig ist die Trennung zwischen Eignungskriterien und Zuschlagskriterien. Eignungskriterien beantworten, ob ein Anbieter grundsätzlich geeignet ist. Zuschlagskriterien beantworten, welches Angebot im konkreten Fall den Zuschlag erhalten soll.
Wenn diese Ebenen vermischt werden, wird die Begründung angreifbar. Genau dann hilft eine saubere Tätigkeitsbeschreibung Projektmanager, weil Verantwortlichkeiten, Entscheidwege und Dokumentationsschritte nicht im Ungefähren bleiben.
Auch die Ablage ist Teil der Qualität. Wer Akten, Mails, Freigaben und Versionen verstreut hält, verliert später den roten Faden. Das gilt besonders dann, wenn Fachseite, IT und Beschaffung parallel arbeiten.
Ein kurzer Zwischenhalt lohnt sich hier fast immer: Nicht jede operative Dringlichkeit rechtfertigt den direkten Weg, aber fast jede heikle Beschaffung profitiert von einer klaren Aktenstruktur vor dem Entscheid.
Warum Tempo allein keine ausreichende Rechtfertigung ist
Tempo ist ein Projektfaktor, kein Ausnahmegrund. Wenn Fristen intern zu spät erkannt wurden, wird daraus nicht automatisch eine sachlich tragfähige Direktvergabe.
Im Gegensatz zu echten Ausnahmelagen ist selbst erzeugter Zeitdruck meist ein Organisationsproblem. Wer das übersieht, verlagert das Risiko nur nach hinten, oft in die Phase, in der der Zuschlag bereits kommuniziert ist und Korrekturen deutlich unangenehmer werden.
Darum sollte die Vergabestelle vor dem Entscheid klären, ob das Problem wirklich im Markt liegt oder im eigenen Ablauf. Für solche Klärungen ist ein freihändiges Vergabeverfahren nicht der Startpunkt, sondern das Ergebnis einer sauberen Prüfung.
Wenn intern Unsicherheit über Verfahren, Rollen oder Unterlagen besteht, ist ein kurzer fachlicher Realitätscheck oft nützlicher als ein weiterer Abstimmungslauf im kleinen Kreis.
Wer Beschaffung, Fachbereich und Umsetzung zusammenbringen muss, braucht keine grossen Worte, sondern einen klaren Entscheidpfad. Das gilt in kleinen KMU genauso wie in grösseren Organisationen mit mehreren Anspruchsgruppen.
Oft zeigt sich erst im Detail, ob ein Vorhaben wirklich nur einen Anbieter zulässt oder ob der Markt breiter ist als angenommen. Genau dort helfen strukturierte Vorarbeiten, etwa mit einer vorgängigen Klärung von Bedarf, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten.
Wenn die Ausgangslage technisch oder organisatorisch verästelt ist, kann eine vorgelagerte Einordnung durch Prozess Analyse oder eine neutrale Sicht aus der IT Beratung in der Nähe helfen, bevor das Verfahren festgelegt wird.
Am Ende zählt nicht, wie schnell ein Entscheid formuliert wurde. Entscheidend ist, ob Vergabestelle, Fachseite und Leitung denselben Sachverhalt gleich erklären würden, wenn der Zuschlag später hinterfragt wird.
Wenn Sie eine Beschaffung vorbereiten und unsicher sind, ob Begründung, Unterlagen und Rollen wirklich zusammenpassen, erreichen Sie uns unter +41 77 491 77 94 oder via info@tprojects.ch. Das erste Gespräch ist unverbindlich und kostenlos.
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FAQ
Wann ist eine freihändige Vergabe überhaupt zulässig?
Sie ist zulässig, wenn ein rechtlich und sachlich tragfähiger Ausnahmegrund vorliegt und dieser vor dem Entscheid dokumentiert wird. Dazu gehören nicht bloss interne Präferenzen, sondern nachvollziehbare Gründe, die sich aus Bedarf, Markt und Rahmenbedingungen ergeben. Für die vorgängige Klärung von Abläufen und Schnittstellen kann eine Digitalisierungsberater-Perspektive hilfreich sein.
Welche Begründung braucht eine freihändige Vergabe in der Praxis?
In der Praxis braucht es eine Begründung, die den konkreten Bedarf beschreibt, den Ausnahmegrund klar benennt und zeigt, weshalb andere Verfahren oder Anbieter unter den gegebenen Umständen nicht gleich geeignet waren. Hilfreich ist eine nachvollziehbare Struktur mit Bedarf, Marktannahme, Entscheidweg und Aktenlage. Als Arbeitsmittel für die interne Prüfung kann auch eine Risikomatrix Projektmanagement Excel dienen.
Was passiert, wenn ein Auftrag ohne saubere Dokumentation vergeben wird?
Dann steigt das Risiko von Rückfragen, internen Konflikten und nachträglicher Korrektur deutlich. Häufig fehlt später der Nachweis, weshalb genau dieses Vorgehen gewählt wurde, wie Eignungskriterien und Zuschlagskriterien angewendet wurden und ob die Rechtsmittelbelehrung korrekt war. Für eine strukturierte Vorabklärung von Informationsflüssen kann auch ein Chatbot für Öffnungszeiten und Auskünfte im Umfeld von Standardanfragen entlasten, ersetzt aber die Beschaffungsdokumentation nicht.
Wie unterscheiden sich Einladung, Ausschreibung und Direktvergabe?
Die Einladung richtet sich an einen begrenzten Kreis von Anbietern, die Ausschreibung öffnet den Wettbewerb breiter, und die Direktvergabe stützt sich auf einen begründeten Ausnahmefall ohne regulären Wettbewerb. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern ob Verfahren, Bedarf und Dokumentation zusammenpassen. Eine neutrale Einordnung kann auch über tprojects angestossen werden.
Wer sollte intern über die Wahl des Beschaffungsverfahrens mitentscheiden?
Mitentscheiden sollten mindestens Fachbereich, Beschaffung und die Stelle, die die Verantwortung für Risiko und Freigabe trägt. Bei technischen Vorhaben gehört oft auch die IT dazu, damit Leistungsbild, Abhängigkeiten und Umsetzbarkeit nicht erst nach dem Zuschlag diskutiert werden. Wenn Rollen und Entscheidwege unklar sind, hilft oft eine kurze externe Einordnung aus der IT Beratung in der Nähe.
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