Wenn eine SIMAP Ausschreibung erst unter Zeitdruck sauber werden soll, ist der Schaden oft schon angelegt. Nicht die Plattform ist das Problem, sondern unklare Anforderungen, widersprüchliche Bewertungskriterien und fehlende Führung vor der Publikation.
Auf den Punkt gebracht
- Eine saubere Ausschreibung beginnt nicht mit dem Publizieren, sondern mit klaren Muss-Kriterien, Rollen und einem belastbaren Bewertungsraster.
- In unserer Projektpraxis dauern Korrekturen nach einer unklaren Publikation oft 2 bis 6 Wochen und binden Fachbereiche, IT und Beschaffung gleichzeitig.
- Im Gegensatz zu rein formaler Beschaffung entscheidet bei digitalen Vorhaben die Qualität des Lastenhefts direkt über Vergleichbarkeit, Einsprachen und Projektstart.
- Der erste prüfbare Schritt ist eine interne Bereinigung von Zielen, Schnittstellen, Datenlage und Entscheidkompetenzen vor dem Start der Fristen.
Bei «SIMAP Ausschreibung» geht es selten nur um einen Texteingang im Portal. Gemeint ist die Phase, in der Leistungsumfang, Eignungskriterien, Zuschlagskriterien, Fristen, Fragenmanagement und Governance so vorbereitet werden, dass Anbieter vergleichbar offerieren können und das Projekt nach dem Zuschlag nicht sofort ins Rutschen gerät.
SIMAP Ausschreibung: Was vor der Publikation geklärt sein muss
Eine öffentliche Beschaffung ist nur dann steuerbar, wenn der Bedarf intern bereits belastbar beschrieben ist. Wer zu früh publiziert, verlagert offene Fragen in die Fragerunde oder in die Bewertung, und genau dort werden sie teuer.
Das gilt besonders bei Software, ERP, Fachanwendungen und organisatorischen Vorhaben mit mehreren Anspruchsgruppen. In solchen Fällen braucht es nicht nur Beschaffungswissen, sondern auch Projektführung, Fachlogik und ein realistisches Bild der späteren Einführung.
Wenn Anforderungen aus mehreren Bereichen zusammengeführt werden, hilft oft ein strukturiertes Wissensfundament wie ein SAS Software Wiki, damit Versionen, Entscheide und Fachbegriffe nicht in Mails und Sitzungsprotokollen verschwinden.
Woran gute Unterlagen erkennbar sind
Erstens sind Muss-Kriterien knapp, prüfbar und juristisch sauber formuliert. Zweitens trennen gute Unterlagen klar zwischen Eignung, Zuschlag und späterem Projektumfang.
Drittens zeigen sie, wie bewertet wird. Anbieter müssen verstehen, worauf es ankommt, sonst erhalten Sie formal vollständige, aber fachlich kaum vergleichbare Offerten.
In der Praxis sehen wir oft, dass digitale Beschaffungen an der Schnittstelle zwischen Fachbereich und IT hängen bleiben. Genau solche Ausgangslagen klären wir in einem unverbindlichen Erstgespräch, in 30 Minuten wird meist sichtbar, wo der Engpass liegt.
Was schiefgehen kann und was es kostet
Die häufigsten Fehler entstehen nicht im Portal, sondern in den Wochen davor. Drei Szenarien aus der Schweizer Praxis zeigen, wie schnell Aufwand, Kosten und interne Reibung steigen.
- Sozialamt einer Stadt im Kanton Genf, 30 Mitarbeitende: Wenn Fallführung, Dokumentenablage und Datenschutzanforderungen unvollständig beschrieben sind, folgen in der Fragerunde oft 20 bis 40 Rückfragen. Das kostet erfahrungsgemäss 8 bis 15 Arbeitstage über Fachbereich, Rechtsdienst und IT verteilt und führt leicht zu 12’000 bis 28’000 CHF internem Zusatzaufwand.
- Kantonale Steuerverwaltung Schaffhausen, 14 Mitarbeitende: Werden Zuschlagskriterien zu offen formuliert, sind Angebote schwer vergleichbar. Die Bewertung zieht sich dann statt zwei eher fünf Wochen, und externe Unterstützung, Sitzungen sowie Nachschärfungen summieren sich oft auf 18’000 bis 35’000 CHF.
- IT-Abteilung einer Stadtverwaltung im Kanton Zürich, 12 Mitarbeitende: Fehlen Schnittstellen, Betriebsmodell und Rollenkonzept im Beschrieb, startet das Folgeprojekt mit Annahmen statt Fakten. In solchen Fällen sehen wir regelmässig 6 bis 10 Wochen Verzögerung nach Zuschlag und Nachträge im Bereich von 25’000 bis 70’000 CHF.
- Berufsfachschule im Kanton Aargau, 60 Lehrkräfte: Wenn pädagogische Prozesse, Stundenplanung und Berechtigungen nicht sauber aufgenommen sind, wird die Einführung oft im ersten Semester nachgebessert. Das bedeutet schnell 80 bis 140 Stunden Zusatzaufwand in Administration und Schulleitung.
Diese Bandbreiten sind Erfahrungswerte, keine starre Formel. Sie zeigen aber klar, dass unpräzise Unterlagen fast nie günstig enden.
Wie Sie Anforderungen, Bewertung und Projektstart zusammen denken
Eine Ausschreibung ist kein isoliertes Dokument. Sie ist die Übersetzung eines Vorhabens in prüfbare Kriterien, und diese Kriterien müssen später im Projekt wieder auftauchen.
Wer heute eine Fachanwendung beschafft, muss morgen Prozesse, Rollen, Datenmigration, Schulung und Betrieb steuern. Deshalb ist es sinnvoll, die spätere Umsetzung schon in der Vorphase mitzudenken, etwa wenn parallel ein PMO Methoden einführen soll oder wenn ein bestehendes SAP S/4HANA ERP System betroffen ist.
Typische Arbeitspakete vor dem Go-live der Ausschreibung
Unterlagen werden besser, wenn die Vorarbeit in klare Pakete zerlegt wird. Das schafft Ruhe in der Organisation und reduziert Widersprüche.
- Bedarf und Zielbild schärfen, inklusive Abgrenzung des Leistungsumfangs.
- Prozesse, Daten, Schnittstellen und Rollen aufnehmen.
- Bewertungssystem, Fristen und Governance festlegen.
Bei digitalen Vorhaben kann auch eine Conversational AI Website Teil des Zielbilds sein, etwa wenn Bürgeranfragen, interne Wissenssuche oder Serviceprozesse entlastet werden sollen. Dann muss schon in der Beschaffung klar sein, welche Datenquellen, Sprachen und Datenschutzanforderungen gelten.
Falls Sie vor einer ähnlichen Situation stehen, hilft ein kurzer Austausch, Prioritäten einzuordnen. Gerade wenn intern mehrere Stellen mitreden, spart eine frühe Klärung oft mehr Zeit als jede spätere Korrekturschlaufe.
Wann externe Unterstützung sinnvoll ist
Externe Hilfe lohnt sich meist dann, wenn Fachbereich, IT, Beschaffung und Führung unterschiedliche Erwartungen haben. Dann braucht es jemanden, der Anforderungen strukturiert, Entscheide vorbereitet und den roten Faden hält.
Branchenverbände wie die Schweizerische Gesellschaft für Organisation und Management zeigen seit Jahren, wie stark Organisation, Rollenklärung und Methodik den Projekterfolg beeinflussen. Genau dort liegt bei Ausschreibungen oft der eigentliche Hebel.
Für viele unserer Kunden war schon das Erstgespräch der Wendepunkt, weil danach klar war, welche Punkte vor der Publikation zwingend bereinigt werden müssen. Bei tprojects sind wir innerhalb von 48 Stunden einsatzbereit, falls es schnell gehen muss.
Wenn Ihr Vorhaben jetzt konkret wird, rufen Sie uns an unter +41 77 491 77 94 oder schreiben Sie an info@tprojects.ch. Das erste Gespräch ist unverbindlich und kostenlos, und wir können innerhalb von 48 Stunden einsatzbereit sein.
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Über den Autor
FAQ
Wie lange sollte man für die Vorbereitung einer Ausschreibung einplanen?
Für kleinere digitale Vorhaben reichen oft 3 bis 5 Wochen, bei mehreren Fachbereichen eher 6 bis 10 Wochen. Entscheidend sind nicht nur Unterlagen, sondern auch Freigaben, Rollen und Bewertungslogik. Für die fachliche Grundlage ist ein sauberes Lastenheft schreiben oft der sinnvollste Start, das klären wir gerne in einem unverbindlichen Erstgespräch.
Was gehört zwingend in gute Ausschreibungsunterlagen?
Dazu gehören ein klarer Beschaffungsgegenstand, prüfbare Muss-Kriterien, Zuschlagskriterien mit Gewichtung, Fristen, Rollen und ein realistisches Bild der späteren Umsetzung. Wenn Prozesse und Medienbrüche noch unklar sind, hilft zuerst ein strukturiertes Prozessanalyse Vorgehen, wir sind innerhalb von 48 Stunden einsatzbereit, falls schnelle Hilfe nötig ist.
Wie detailliert müssen Anforderungen bei Software-Beschaffungen sein?
So detailliert wie nötig, aber nicht so breit, dass Prioritäten verschwinden. Gute Anforderungen sind prüfbar, widerspruchsfrei und auf den Nutzen im Betrieb bezogen. Für viele Organisationen ist die saubere Software Anforderung der Punkt, an dem aus Unsicherheit wieder Steuerbarkeit wird.
Was ist der häufigste Fehler bei einer SIMAP Ausschreibung?
Am häufigsten sehen wir, dass intern noch keine Einigkeit über Zielbild, Umfang und Bewertung besteht, die Publikation aber trotzdem startet. Dann wandern offene Fragen in die Fragerunde oder in die Bewertungskommission, und genau dort wird es mühsam. In einer ersten Standortbestimmung wird schnell klar, welcher Weg passt.
Wie bereitet man die Bewertung der Angebote praktisch vor?
Am besten mit einem Bewertungsraster, das vor Eingang der Offerten freigegeben ist und klare Bewertungsstufen enthält. Für die Termin- und Aufgabenplanung genügt oft schon ein einfaches Projektplan Excel Template, damit Zuständigkeiten und Fristen nicht erst während der Bewertung entstehen.
Wann lohnt sich externe Unterstützung für die Ausschreibung?
Dann, wenn Fachbereich, IT, Beschaffung und Führung unterschiedliche Erwartungen haben oder wenn der Projektstart nach Zuschlag bereits mitgedacht werden muss. Gerade bei komplexeren Vorhaben spart eine externe Sicht oft mehrere Schleifen. Je nach Ausgangslage kann auch eine Individuelle Softwarelösung sinnvoller sein als eine vorschnelle Standardwahl, das ordnen wir gerne mit Ihnen ein.
Welche einfache Vorlage hilft bei offenen Punkten vor der Publikation?
Für Pendenzen, Verantwortlichkeiten und Rückfragen reicht oft eine schlanke Liste, solange sie konsequent geführt wird. Eine einfache Excel Vorlage Task Liste hilft, offene Punkte sichtbar zu halten, bis die Unterlagen wirklich freigabereif sind.